Leitfaden zur Abhaltung von Ausschusssitzungen unter COVID-19

Erstellt von BR d.V. Michael Jost am 04.05.2020

Aufgrund der anhaltend präkären Situation in Zusammenhang mit der COVID-19 Pandemie stellt der Landesfeuerwehrverband Möglichkeiten vor, wie unter den Aspekten der Pandemie eine Feuerwehrausschusssitzung durchgeführt werden kann, ohne Gefahr zu laufen, sich mit dem COVID-19 Virus anzustecken: 

Alternativ zur gewohnten Ausschusssitzung im Rüsthaus der Feuerwehr kann dieses Gremium z.B. per Videokonferenz einberufen werden. Viele internationale Konzerne haben aufgrund Covid-19 ihre Produkte in diesem Bereich wesentlich verbessert und stellen viele Videokonferenz-Systeme bis auf weiteres kostenlos zur Verfügung.

Ausschusssitzung in Form einer Videokonferenz:

Die bekanntesten Systeme in diesem Bereich sind Microsoft Skye, Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Facebook Messenger oder Cisco Webex. Als Unterstützung zur Abhaltung einer Sitzung bzw. zur einheitlichen Verwendung eines Tools im Bereichsfeuerwehrverband ist ein Kontakt mit dem BFV-EDV-Beauftragten vorteilhaft, der in diesem Zusammenhang sicher gerne unterstützt.

Wenn die Ausschusssitzung als Videokonferenz abgehalten werden soll, gelten folgende Vorschriften:

1.) Es bedarf einer schriftlichen Einberufung gem. § 11 Abs. 2 der Dienstordnung des Landesfeuerwehrverbandes mind. 3 Tage vor Sitzungsbeginn mit einer      Tagesordnung.

2.) Über die Sitzung ist vom Schriftführer gem. § 11 Abs. 10 der Dienstordnung des Landesfeuerwehrverbandes ein Protokoll zu verfassen.

3.) Ein elektronischer Mitschnitt der Videokonferenz ist im Vorfeld anzukündigen und die Zustimmung des Gremiums durch den Feuerwehrkommandanten einzuholen. Dies ist auch im Protokoll zu vermerken.

4.) Sofern das Mittel der Videokonferenz in einer Feuerwehr nicht zur Verfügung steht können Beschlüsse im Umlaufwege gefasst werden.

Umlaufbeschlüsse des Feuerwehrausschusses:

Für Umlaufbeschlüsse des Feuerwehrausschusses sind foldende Formalkriterien zu beachten:

1.) Es bedarf keiner Einberufung gem. § 11 Abs. 2 der Dienstordnung des Landesfeuerwehrverbandes.

2.) Bei der Aussendung des Umlaufbeschlusses (per E-Mail oder postalisch) ist ein entsprechender Sachverhalt vom Feuerwehrkommandanten darzulegen und ein Datum zur Rückmeldung der schriftlichen Erklärungen zu bestimmen.

3.) Etwaige Unterlagen zum Umlaufbeschluss sind den Ausschussmitgliedern mind. 3 Tage vor der Sitzung schriftlich zur Verfügung zu stellen. Die Frist zur Abgabe der schriftlichen Erklärung sollte mit zumindest 5 Tagen anberaumt werden. 

4.) Eine Beschlussfassung erfolgt durch die Abgabe einer schriftlichen Erklärung der stimmberechtigten Ausschussmitglieder an eine vordefinierte E-Mail-Adresse (vorzugsweise die offizielle E-Mail-Adresse der Feuerwehr).

5.) Hat ein stimmberechtigtes Mitglied des Feuerwehrausschusses keine E-Mail-Adresse, ist eine schriftliche Erklärung über den Postweg zulässig.

6.) Ein Beschluss gilt als angenommen, wenn die Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder des Ausschusses dafür stimmt. Stimmenthaltungen sind möglich.

7.) Gem. §11 Abs. 10 der Dienstordnung des Landesfeuerwehrverbandes sind über Beschlüsse des Feuerwehrausschusses vom Schriftführer Protokolle zu verfassen. Die Dokumentation der Umlaufbeschlüsse ist vereinfacht, soll aber folgendes beinhalten:

- den Antrag im Wortlaut, 

- die Abgabefrist der schriftlichen Erklärungen

- etwaige Unterlagen 

- die stimmberechtigten Mitglieder

- das Abstimmungsergebnis